Metinis veiklos vertinimas ar metinis pokalbis vieni dažniausių naudojamų darbuotojų vertinimo įrankių įvairaus dydžio ir tipo organizacijose. Vienose organizacijose tai formalaus tipo pokalbis įtrauktas pagal reglamentą, kitose – pasiektų tikslų įsivertinimo, darbuotojo esamų ir reikalingų kompetencijų identifikavimo, profesinio augimo ir tobulėjimo pokalbis. Vieniems tokio tipo pokalbis kelia stresą, kitiems suteikia galimybę būti objektyviai įvertintiems ir išgirstiems.
Žinoma, būtent antro tipo paminėti pokalbiai yra tie, kurie duoda naudos ir skatina keistis bei tobulėti. Taigi šiame straipsnyje apžvelgsime esminius dalykus, kurie turi būti aptarti metinių pokalbių metu ir kaip tinkamai pasiruošti metiniam veiklos vertinimui.
Metinių pokalbių reikšmė
Metinis veiklos vertinimas yra daugiau nei formalumas. Tai galimybė atvirai aptarti darbuotojo indėlį į įmonės sėkmę, identifikuoti tobulėjimo galimybes ir paskatinti asmeninį bei profesinį augimą. Paprastai metiniame pokalbyje dalyvauja tiesioginis vadovas ir pavaldinys, tačiau rekomenduojama įtraukti ir personalo valdymo specialistą, kuris gali į situaciją pasižiūrėti iš šono ir įvesti konstruktyvumo į metinį pokalbį.
Pasiruošimas pokalbiui
Metinio pokalbio planas
Kaip ir kiekvienas renginys, taip ir metinis pokalbis turi turėti aiškų planą ir eigą. Ir privalu šio plano laikytis dėl kelių priežasčių:
- dalyviai žino, kokiu eiliškumu vyks pokalbis, kokios temos bus aptartos ir kiek šiam pokalbiui bus skirta laiko;
- tai leidžia kalbėti apie esminius dalykus konstruktyviai;
- aiškią eigą ir laiką turintis metinis pokalbis neužims visos dienos, kas labiausiai gąsdina darbuotojus;
Taip pat labai svarbu su šiuo planu iš anksto supažindinti jo dalyvius. Metinis pokalbis nėra testas, ar kontrolinis darbas. Metinio pokalbio ir veiklos vertinimo tikslas:
- įvardinti, kokius praėjusių metų tikslus pavyko pasiekti, kokius – ne ir dėl kokių priežasčių;
- identifikuoti, kokių žinių ar kompetencijų darbuotojui trūksta;
- kokius lūkesčius ir siekius turi darbuotojas ateinantiems metams;
- kokius tikslus organizacija kelia ateinantiems metams ir kaip darbuotojas gali prisidėti prie jų įgyvendinimo;
- darbuotojo asmeninio tobulėjimo plano sudarymas;
- organizacijos augimą ir tobulėjimą skatinančios įžvalgos iš darbuotojų.
Metinio pokalbio dalyviai iš anksto žinodami pokalbio planą ir eigą, tinkamai pasiruoš pokalbiui ir tai reiškia, jog pokalbis vyks sklandžiai ir argumentuotai.
Veiklos vertinimo testas
Rekomenduojama atlikti veiklos vertinimo testą iki metinio pokalbio. Šio tipo testas, paruoštas pagal kiekvienos organizacijos poreikius, leis identifikuoti ir įvertinti:
- kiek yra pasiekti darbuotojo tikslai, komandos tikslai ir organizacijos tikslai;
- ar iškelti tikslai atitinka darbuotojo bei organizacijos vertybes;
- kokių kompetencijų darbuotojų trūksta;
- koks yra ankstesnių kompetencijų ugdymo progresas.
Veiklos vertinimo testo rezultatai – informacija, kurios pagrindu gali vykti metinis pokalbis.
Metinio pokalbio eiga
Atviras dialogas
Metinis veiklos vertinimo pokalbis yra dvipusis pokalbis – dialogas, ir tai reiškia, jog tiek vadovas, tiek darbuotojas turi jaustis laisvai išsakydamas mintis, įžvalgas ir pastebėjimus. Labai rekomenduotina diskusijos forma, žinoma, laikantis plano ir laiko apribojimų.
Pasiekimų pripažinimas
Siekiant sumažinti metinių pokalbių metu tvyrančią įtampą, rekomenduojama pokalbį pradėti nuo teigiamų dalykų – darbuotojo pasiekimų pripažinimas. Jei darbuotojas viršijo iškeltus tikslus, apdovanokite darbuotoją – tai gali būti tiek finansiniai, tiek nematerialūs paskatinimai.
Toks pripažinimas ne tik motyvuoja darbuotoją, bet ir stiprina jo lojalumą įmonei. Darbuotojas jaučiasi pastebėtas, jo pastangos įvertintos, tai skatina įsitraukti į darbus ir jaustis atsakingu už bendrus organizacijos tikslus ir pasiekimus.
Darbuotojo įsitraukimo jausmą dar labiau sustiprinsite, jei įvardinsite, kaip jo atlikti darbai prisidėjo prie organizacijos tikslų įgyvendinimo.
Praėjusių metų tikslų aptarimas
Be jokios abejonės turi būti aptarti tikslai ir darbai, kurie buvo iškelti praėjusio metinio pokalbio metu. Visgi nereikėtų šios pokalbio dalies paversti esmine ir pačia svarbiausia, nes jei kai kurių tikslų nepavyko pasiekti, tai gali virsti darbuotojo pasiteisinimų klausymu. Neverskite darbuotojo teisintis, geriau užduokite klausimus, kurie skatintų darbuotoją analizuoti savo veiksmus ir ieškoti priežasčių, dėl kurių nepavyko pasiekti tikslų. Kaip ir minėjome aukščiau, tokiais atvejais labai naudinga, kai pokalbyje dalyvauja ir personalo specialistas, kuris gebės į situaciją pažvelgti iš šono ir nukreipti pokalbį konstruktyvia linkme.
Tikslų nustatymas ateinantiems metams
Į naujus metus gali būti perkelti tikslai iš ankstesnių metų, jei jų nepavyko pasiekti. Iškeliant naujus tikslus, pirmiausia pravartu pristatyti organizacijos strateginius tikslus ateinantiems metais ir tuomet sukonkretinti darbuotojui keliamus tikslus, kurie tuo pačiu prisidės ir prie organizacijos strateginių tikslų įgyvendinimo.
Vadovai turėtų užtikrinti, kad darbuotojui iškelti tikslai būtų SMART (angl. specific, measurable, achievable, relevant, timed):
- tikslas turi būti konkretus ir aiškiai apibrėžtas;
- tikslas turi būti išmatuojamas, turėti kiekybinius vertinimo kriterijus;
- tikslas turi būti realus ir pasiekiamas;
- tikslas turi būti susijęs su veikla, ir darbuotojas turi turėti reikiamas žinias, gebėjimus ir resursus šiam tikslui pasiekti;
- tikslas turi būti susijęs su konkrečiu laiku, laikotarpiu, data.
Tobulintinų sričių nustatymas
Dažniausia nepavykusių tikslų įgyvendinimo priežastimi būna ne iki galo suprastas tikslas ar jo prasmė, arba tam tikrų žinių ar kompetencijų trūkumas. Pastarąjį trūkumą galima išspręsti sudarant darbuotojui individualų mokymų planą.
Mokymų poreikis gali atsirasti ir žvelgiant į ateities tikslų įgyvendinimą, karjeros planavimo galimybių aptarimą.
Gali atsitikti ir taip, jog darbuotojas nesijaučia gerai užimamose pareigose, dėl to ir jo rezultatai ne tokie geri, kaip tikėtasi. Tokiu atveju, rekomenduojama sudaryti veiklos/ užimamos pozicijos pakeitimo planą ir atlikti detalesnius darbuotojo vertinimo testus: darbuotojo asmenybės testas, matematinių gebėjimų testas ir kt.
Metinio pokalbio metu iškeltų tikslų progreso stebėjimas
Susiformavusi praktika, jog vertinamieji pokalbiai vyksta vieną kartą per metus. Neretai tai per ilgas laiko tarpas ir dalis šio laiko gali būti išnaudota neefektyviai, jei tik kito metinio pokalbio metu vertinsite progresą ir analizuosite priežastis.
Iškeltų tikslų įgyvendinimo progresas turi būti stebimas reguliariai kas mėnesį, kas ketvirtį ar kas pusmetį. Tokiu būdu užtikrinsite, jog darbuotojas eina teisinga linkme ir metų gale jam pavyks pasiekti iškeltus tikslus.
Darbuotojų vertinimo platforma suteikia puikias galimybes stebėti darbuotojo tobulėjimo progresą ir jei reikia daryti koreguojančius veiksmus dar metų eigoje, kad nepatirtumėte nusivylimo ateinančių metų veiklos vertinimo pokalbyje.