Ar kada susimąstėte, kodėl kai kurios organizacijos klesti, o kitos – lyg užstrigusios vietoje? Vienas iš labai tikėtų atsakymų – organizacijos efektyvi komunikacija. Komunikacija egzistuoja kiekvienoje organizacijoje. Į organizacinės komunikacijos sąvoką telpa labai daug:
- įmonės veiklos misijos, vizijos ir vertybių įvardinimas vadovams ir darbuotojams;
- trumpalaikių bei ilgalaikių tikslų iškėlimas ir jų vykdymo sekimas;
- darbų organizavimas ir užduočių paskirstymas komandų viduje;
- darbuotojų motyacijos skatinimas, grįžtamasis ryšys ir įvertinimas;
- bendraujanti ir atvira organizacinė kultūra.
Taigi visi išvardinti kriterijai ir lemia, kaip sėkmingai ir efektyviai dirba įmonė, ar darbuotojai susikalba ir siekia tų pačių tikslų?
Komunikacijos svarba organizacijoje
Komunikacija yra neatsiejama bet kokios sėkmingos organizacijos dalis. Ji padeda ne tik sklandžiai vykdyti kasdienes operacijas, bet ir užtikrina, kad kiekvienas narys jaučiasi įtrauktas ir vertinamas. Įsivaizduokite organizaciją kaip orkestrą, kurio sėkmė priklauso nuo kiekvieno nario gebėjimo harmoningai dirbti su kitais. Taigi kuo sklandesnė bus komunikacija, tuo organizacijai bus lengviau siekti savo išsikeltų tikslų, pritraukti talentus bei augti.
Pagrindinės efektyvios komunikacijos kliūtys
Kalbėdami apie komunikaciją, kaip ir bet kurią kitą sritį, turime įvertinti, jog veikiame realiomis sąlygomis, kuriose kasdien vyksta įvairios nenumatytos situacijos, atranda naujų rinkos poreikių, tiekėjai pakeičia sprendimus ar darbuotojams iškyla kitų nenumatytų profesinių ar asmeninių aplinkybių. Ir vienas efektyviausių būdų valdyti situaciją yra tinkamai ir savalaikiškai bendrauti tarpusavyje. Bet jei efektyvi komunikacija nėra priskirta prie organizacijos strateginių tikslų ir komunikacijai nėra skiriamas dėmesys, natūralu, jog komunikacija tiesiog vyksta savaime taip, kaip vyksta. O vykti gali įvairiai: nuo informacijos pertekliaus iki žinių nesidalijimo. Taigi galima iškirti net kelias pagrindines priežastis:
- Efektyvi komunikacija nėra strateginis įmonės tikslas
- Neapibrėžti komunikavimo būdai ir kanalai
- Nesuformuota komunikavimo strategija – kas, kada, kaip ir kodėl turi būti pasakyta
- Informacijos trukūmas – tai viena dažniausių komunikacijos klaidų, dėl kurios susidaro palanki terpė plisti gandams, nepasitikėjimui ir pan.
- Grįžtamojo ryšio nebuvimas – organizacija tai žmonės, kuriems reikia įvertinimo, padrąsinimo tam, kad jie tinkamai atliktų savo užduotis ir kad būtų motyvuoti stengtis bei tobulėti.
- Suformuota komunikacijos praktika, kuri yra nebūtinai palanki atviros ir pasitikėjimo grįstos organizacijos kultūros formavimui.
Komunikacijos kanalai ir jų efektyvumas
Komunikacijos kanalas yra labai svarbus ir reikia atkirti, kurie komunikacijos kanalai tinka skirtingoms situacijoms. Pavyzdžiui, kada geriau siųsti el. laišką, o kada kalbėtis tiesiogiai? Pasirinkimas gali turėti didelę įtaką pranešimo supratimui ir veiksmų greičiui. Reikia sutarti, kokius kanalu ir kada bendrausite – komunkacijos strategijos dėliojimas.
Šiuo metu egzistuoja įvairių komunikacijos platformų, diegiamų organizacijos viduje, kurios suteikia naujus komunikacijos kanalus, padaro juos patogiais ir netgi žaismingais. Galima nusiųsti šypsenėlę kolegai ar parašyti anoniminį atsiliepimą, pateikti grįžtamąjį ryšį, galimybė darbuotojui pateikti savo įžvalgas bei pasiūlymus. Taip pat labai svarbu prieš pradedant naudotis bet kuriuo kanalu, suprasti pagrindines komunikavimo taisykles:
- Komunikuoti aiškiai ir glaustai
- Kalbėti užbaigtais sakiniais
- Pasitikslinti ar perduotą/ gautą informaciją jūs supratote taip pat kaip ir kolegos
- Jei nežinote atsakymo ar sprendimo – iškomunikuoti, jog neturite dabar atsakymo tokiu būdu nepalikdami terpės interpretacijai
Atvirumo ir pasitikėjimo kultūros kūrimas
Organizacijos, kuriose skatinamas atvirumas ir pasitikėjimas, paprastai pasižymi aukštesniu darbuotojų įsitraukimu ir produktyvumu. Ir tai savo ruožtu didina visos organizacijos veiklos efektyvumą. Atvira ir pasitikėjimu grįsta organizacinė kultūra nesusiformuoja per dieną ar mėnesį, tai ilgas ir nuoseklus darbas. Į efektyvią komunikaciją reikia žiūrėti kaip į bet kurį kitą organizacijoje diegiamą projektą, kurio diegimas sprendžia labai konkrečias problemas, taip pat šis projektas turi savo tikslus, įgyvendinimo būdus, atsakingus asmenis ir pan. Visgi tikslinga pabrėžti, jog iniciatyva komunikuoti skaidriai ir atvirai turėtų būti vadovų pusėje – jie turi savo pavyzdžiu rodyti ir skatinti atvirą bendravimą.
Kai atvira komunikacija taps įprasta praktika, tuomet galėsime kalbėti apie atviros ir pasitikėjimui grįstos kultūros formavimą.
Atsiliepimų svarba ir teikimo būdai
Atsiliepimai – tai ne tik būdas padėti žmonėms tobulėti, bet ir priemonė stiprinti tarpusavio ryšius. Atsiliepimas tai grįžtamasis ryšys. Labai rekomenduotina suteikti kiek įmanoma obektyvesnį grįžtamąjį ryšį, t.y. eliminavus emocinį foną, dėl kurio atsiliepimas rašomas. Reguliarus grįžtamasis ryšys ir atsiliepimai padeda išvengti nesusipratimų, skatina asmeninį žmogaus augimą, taip pat prisideda prie teigiamos organizacinės kultūros formavimo.
Komunikacijos strategijos kūrimas
Nėra vieno universalaus būdo, kaip komunikuoti. Kiekviena organizacija turėtų sukurti savo komunikacijos strategiją, atsižvelgdama į savo specifiką, tikslus ir darbuotojų poreikius.
Natūralu, kad kuo didesnė organizacija, tuo daugiau komunikavimo kanalų bus, ir atvirkščiai – kuo mažesnė – užteks vieno ar dviejų. Diegiant komunikacijos strategiją svarbu nuolat vertinti pasirinktos strategijos efektyvumą, matuoti KPI tam tikruose procesuose, kur komunikacija vaidina svarbų vaidmenį, pvz.: klientų atsiliepimai apie suteiktas paslaugas, gamybos broko kiekis (kai buvo netinkamai pateikti patikslinimai ar medžiagos) ir pan.
Technologijų naudojimas komunikacijoje
Dabartiniais laikais labai rekomenduotina pasinaudoti technologijų suteikiamomis išskirtinėmis galimybėmis:
- nuotoliu dirbančių darbuotojų įtraukimas,
- greitesnis atsakymų laikas,
- įvairūs automatizuoti procesai, kai atsakymas pateikimas ar atsakymo statuso pakeitimas inicijuoja toliau einančius veiksmus
- ir kt.
Konfliktų valdymas ir komunikacija
Konfliktai yra neišvengiami ten, kur dirba žmonės. Tačiau tinkamas jų valdymas leis konfliktus išspręsti greičiau ir priimti racionalius sprendimus, kurie netgi gali padėti tobulėti organizacijai, pavyzdžiui, jei konfliktai kyla tik tam tikrame skyriuje, tik tam tikromis aplinkybėmis ir pan. Šių konfliktų sprendimas ir aplinkybių, dėl kurių jie vyksta eliminavimas, leis pagerinti visos organizacijos veiklos efektyvumą. Reikia suprasti, jog konfiktas ne tik atima energiją iš jame dalyvaujančių dalyvių, bet taip ir mažina jų produktyvumą bei motyvaciją. Ir tai tam tikru lygiu sulėtina visos įmonės veiklos greitį ar progresą.
Konfliktų natūraliai sumažės gerėjant komunikacijai, kadangi neretai konfliktai kyla dėl informacijos trukūmo ar netinkamo informacijos interpretavimo.
Efektyvi komunikacija – atviros organizacijos kultūros pagrindas
Efektyvi komunikacija yra pamatas, ant kurio statome organizacijos ilgalaikę sėkmę. Gali būti jog mums sekėsi ir iki tol su tokia komunikacija, kokia ji buvo. Vis dėlto kiekviena organizacija pasiekia lūžio tašką, kuriame turi priimti sprendimą dėl ateities vizijos ir plėtros, ir šioje vietoje vieną iš pagrindinių vaidmenų vaidina komunikacija. Jei formuosite atvirą ir pasitikėjimu grįstą kultūrą, priimsite skirtingus požiūrius ir darysite racionalius sprendimus, tuomet tokia organizacija bus lanksti ir gebdanti greitai prisitaikyti prie besikeičiančios aplinkos, darbuotojų bus įsitraukę, jausis įvertinti ir atsidėkos savo lojalumu.